|
 A Nyugat-magyarországi Egyetem (NYME) tíz karral rendelkező, országos és regionális szerepű, nemzetközileg is jelentős felsőoktatási intézmény, a nyugat-magyarországi régió szellemi, oktatási és kutatási központja. A soproni székhelyű Nyugat-magyarországi Egyetem 2000-ben több felsőoktatási intézmény egyesülésével jött létre, és az egyesülés legújabb tagjaként a szombathelyi Berzsenyi Dániel Főiskola csatlakozott 2008. január 1-jén.
Különböző iratkezelési hagyományok, különböző igények
Az 5 dunántúli városban működő felsőoktatási intézmény iratkezelési hagyományai olyan eltérőek, mint az egyesülés részeinek történelmi múltja. Amikor az egyetem vezetői elhatározták egy elektronikus iratkezelő rendszer bevezetését, még nem volt egységes iratkezelési szabályzatuk, irattári tervük és pénzügyi lehetőségeik is korlátozott mozgásteret engedtek az intézménynek.
Az NYME munkatársai olyan iratkezelő rendszert kerestek, amely kellően rugalmas ahhoz, hogy az egyes karok különböző iratkezelési igényeit kielégítse, valamint a felmerülő új igényeknek megfelelően fokozatosan lehessen benne új funkciókat aktiválni, új statisztikai leválogatásokat, kimutatásokat definiálni. Fontos szempont volt a gyorsan tanulható, felhasználóbarát felület, és a fokozatos bővíthetőség az igények és a pénzügyi lehetőségek függvényében. Összességében az egyetem nem a legolcsóbb, hanem a legkedvezőbb ár/érték arányú iratkezelő rendszer beszerzését célozta meg, így esett a választásuk a CNW Zrt. NetRegister rendszerére.
Régi és új ötvözete
Az egyetem 400 munkatársából 45 fő kezdett 2008. januárjában a NetRegisterrel dolgozni elsősorban a központi igazgatásban és a dékáni hivatalokban. A karok megtarthatták iratkezelési önállóságukat, az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek is ennek megfelelően kerültek kialakításra és a régi partnertörzsek adatai az új rendszerbe is átkerültek. A NetRegisterhez integrálták a meglévő személyi- és hálózati szkennereket, valamint a rendszert kiegészítették karakterfelismerő (OCR) szoftverrel, így már a szkennelt iratok tartalmára is kiterjeszthették a keresést. A megszokott iratkezelési szóhasználat és a NetRegister ötvözése azt eredményezte, hogy a betanulási idő alaposan lerövidült, a munkatársak hamar megszokták és otthonosan kezelték az új alkalmazást.
Az elektronikus iratkezelési rendszer bevezetése 5 hónapot vett igénybe, a szerződéskötéstől az éles indulásig. A projekt igény felméréssel kezdődött, ezt követte a tervezés, az alaprendszer telepítése, a tesztrendszer kialakítás, majd a tesztelés, teszt értékelése és finomhangolás, a teljes körű oktatás, az éles rendszer telepítése, valamint a dokumentációk átadása.
Bővítés - lehetőségek szerint
A NetRegister gyorsan beépült a szervezet iratkezelési rutinjába, már az első két hónapban közel 6000 főszámra iktattak 12 iktatókönyvben. Miután a munkatársak megismerték az új rendszer előnyeit, az egyetem máris a bővítés mellett döntött, és hamarosan újabb munkatársakat vontak be a NetRegister használatába. Az NYME az eredeti terveknek és pénzügyi lehetőségeinek megfelelően néhány éven belül a NetRegister használatát a teljes egyetemre szeretné kiterjeszteni.
|