E-learning a Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatalban

A CNW Zrt. - a CONSACT Kft-vel közösen - közbeszerzési pályázat keretében nyerte el a Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal (továbbiakban MgSzH) ügyirat- és munkafolyamat kezelő rendszerének működtetéséhez és használatához szükséges tantermi és e-learning oktatási anyagok fejlesztését, valamint 3000 fő részére a képzés megszervezését, megtartását.

A képzés az MGSZH munkatársai részére az alábbi ismeretek átadását célozta meg:

  • Iratkezelés jogszabályi háttere
  • A szervezet iratkezelési szabályzata
  • Az ügyiratkezelő rendszer működése, és használata, valamint az iratkezeléshez kapcsolódó munkafolyamat-menedzsment (workflow) rendszer oktatása.

A fenti témakörökhöz - az oktatási módszernek megfelelő formában – kidolgoztuk mind a tantermi, mind az e-learning képzéshez szükséges tananyagokat, biztosítottuk az oktatókat, az oktatástechnikai eszközöket és módszertani anyagokat.


Az oktatáshoz a Moodle e-learning keretrendszert választotta a Hivatal, a képzéshez szükséges tananyagokat pedig a SCORM szabványnak megfelelően fejlesztettük ki. Az önálló tanulás támogatására, valamint az elsajátítás ellenőrzésére a tananyagok mellett fogalomtár, fórum és vizsgatár is helyet kapott a rendszerben. A tantermi képzésekhez prezentációk, videók készültek, míg az e-learning anyagok készítésénél kihasználtuk a módszer lehetőségeit, a tananyag elsajátítását interakciók, animációk, önellenőrző kérdések segítették.
A hivatal igényeinek megfelelően a jogszabályi háttér és a szervezet iratkezelési szabályzatának oktatása e-learning rendszerben történt, míg az iratkezelő és workflow rendszer működését - az MGSZH-nál előzetesen felmért, és egyeztetett iratkezelési folyamatok bemutatásán keresztül - tantermi oktatás keretében ismertettük a hallgatókkal.


Kövessük a fokozatosság elvét!
Tekintettel a projektben érintettek nagy létszámára, a szervezet földrajzi széttagoltságára, és arra, hogy az e-learning, mint oktatási módszer először jelent meg az MGSZH életében, a projektszervezet a fokozatos bevonás módszerével élt. Az új rendszerben egy 20 fős pilot csapat tesztelte az első oktatási anyagot, hogy kiderüljön, elfogadják-e a kollégák az új oktatási módszert, illetve, hogy megtapasztalják az e-learning rendszerben az oktatásszervezés, tájékoztatás eddig elfogadott módszere hogyan működik. A pilot pozitív tapasztalatokkal zárult, a munkatársak jól fogadták az új oktatási módszert, úgyhogy zöld utat kapott az e-learning oktatási módszer.
Az első modul oktatásán 500 fő magas szintű informatikai és iratkezelési ismeretekkel rendelkező kulcsfelhasználó vett részt, akik a képzés elindításakor a keretrendszerről és az oktatási formáról részletes tájékoztatót kaptak. A hallgatók az új módszerrel könnyedén megbirkóztak, a kurzust sikeres vizsgával zárták, tapasztalataikkal pedig a későbbi oktatások során segítséget jelentettek a többi munkatárs számára.


A projekt kulcsa: szervezés
A szoros határidők miatt a projekt egyik kulcsfeladata az oktatásszervezés volt. A tanfolyamok lebonyolítása előtt a résztvevők adatait be kellett gyűjteni – és ezen túlmenően az adatbázist konszolidálni, frissíteni, kiegészíteni és naprakészen tartani – majd a résztvevőket 3 kurzusra „beiskolázni”, a tantermi oktatás esetén 3000 fő részére tantermet és oktatót biztosítani, és a rendelkezésre álló szűk időkeretben a hallgatókat a sikeres vizsgákig eljuttatni. A fenti oktatási feladatokra és a tananyagfejlesztésre mindössze 5 hónap állt rendelkezésre.
A megyei MGSzH-k és a budapesti központ HR munkatársai a CNW munkatársaival együtt igazi csapatmunkában oldották meg ezt a nehéz feladatot. Ennek köszönhetően a tantermi oktatásokon 95 % fölötti volt részvétel, az e-learning módszerrel oktatott tanfolyamokon pedig a részvevők 99% sikeres vizsgával zárta a képzést, ami a projekt összehangolások szabta rövid határidőt figyelembe véve kitűnő eredménynek számít.

Az MGSzH-nál a 2009-es év a "projektek éve" volt, ami további szervezési feladatokat rótt a résztvevőkre. Az oktatási projektnek így két másik MGSZH-nál futó projekttel is szorosan együtt kellett dolgoznia, a Moodle e-learning keretrendszer bevezetésével, valamint az ügyiratkezelő alkalmazás fejlesztési projektjével. A párhuzamos projektek mind az intézménytől, mind a vállalkozóktól nagyfokú rugalmasságot, gondos tervezést és együttműködést kívántak.


Statisztika
Az elektronikus oktatás egyik előnye a hagyományos képzési módszerekkel szemben, hogy oktatói, adminisztrátori beavatkozás nélkül - az előre konfigurált táblázatok által - naprakész kimutatásokon lehet követni az előrehaladást. A Moodle keretrendszerben a tanfolyamot támogató szolgáltatások úgy lettek kialakítva, hogy egyaránt figyelemmel lehessen kísérni a hallgatók részvételét, előrehaladását, a tanulmányi teljesítményt, valamint az oktatás, illetve a kurzus minőségének értékelését, és az értékelőlapok visszajelzései alapján legyen beavatkozási lehetőség.


MGSZH e-learning projekt a számok tükrében

  • 3-3 e-learning és tantermi tananyag kifejlesztése,
  • 15 iratkezelési folyamat leírása,
  • közel 3000 fő oktatása,
  • 19 megyei és a fővárosi MGSZH részvétele,
  • 19 képzési helyszín,
  • a résztvevők 99%-a sikeres vizsgát tett,
  • 1-1 tananyag oktatása, vizsgáztatása 3000 fő részére 4 hét alatt megtörtént
     

Konklúziók
Több száz, vagy több ezer főt alkalmazó intézményeknél, nagyvállalatoknál minden új szabályzás, módszer, alkalmazás bevezetésénél komoly költség- és időtényező az alkalmazottak oktatása. Ahol rendelkezésre áll a megfelelő számítógépes és hálózati infrastruktúra bátran ajánlható az e-learning-es képzés. Azon felül, hogy a képzés járulékos költségei jelentősen csökkennek (utazás, étkezés, stb.), az új alkalmazottak belépésekor felmerülő képzési költséget is "előre kifizettük".

A megfelelő előkészítés azonban nagyon fontos, például a részvevői kört tartalmazó adatbázis vizsgálata, naprakészen tartása, illetve, ha lehetőség van rá címtárral való szinkronizálása. A módszer bevezetésénél érdemes betartani a fokozatosság elvét.
Az e-learning további előnye, hogy a munkatársak kényelmesen, saját időbeosztás szerint dolgozhatják fel a tananyagot, és adhatnak számot tudásukról. Az értékelőlapok visszajelzése szerint az MGSZH életének első e-learning oktatása pozitív eredményeket hozott, a konzervatívabb közszféra is szívesen fogadta az új oktatási módszert.

Összességében elmondható, hogy egy megfelelően üzemeltetett, pontosan adminisztrált és minőségi tartalommal feltöltött e-learning keretrendszer jelentősen felgyorsítja és megkönnyíti az oktatási, oktatásszervezési, kommunikációs feladatok megvalósítását.