Szerződéstár - Szerződéskezelés és nyilvántartás

A NetRegister dokumentummenedzsment rendszer Szerződéstár modulja teljes körű megoldást nyújt a szerződések egységes és központi nyilvántartására és kezelésére. Az alkalmazás a szerződések előkészítési fázistól kezdve, a munkafolyamat-menedzsmenttel támogatott jóváhagyáson át az archiválásig, a szerződéskezelés teljes életciklusát támogatja.

A Szerződéstárban könnyen, gyorsan rögzíthető - és bármely adata alapján pillanatok alatt visszakereshető - a szervezetnél fellelhető valamennyi szerződéstípus, leíró adataival, iratképével és kapcsolódó dokumentumaival egyetemben. Az alkalmazással a szerződésekben foglalt kötelezettségek éppúgy követhetőek, mint a szerződésekkel kapcsolatos szakmai és pénzügyi munkafolyamatok. Mindössze néhány kattintással megtudható, hogy egy adott szerződés kihez tartozik cégen belül, a felelős munkatárs milyen feladatot kapott ezzel kapcsolatban, illetve a feladat végrehajtás milyen stádiumban van. A Szerződéstárban tárolt adatokból a vállalat igénye szerinti riportok, statisztikák, elemzések készíthetők, a lekérdezések eredménye többféle fájlformátumba exportálható.

A bevezetés előtt javasoljuk a szerződéskezeléshez tartozó vállalati folyamatok felmérését, egységes szerződés előkészítési, véleményezési, jóváhagyási valamint szerződés-nyilvántartási és archiválási koncepció kidolgozását. A fentiek tekintetében szakértői csapatunk örömmel áll partnereink rendelkezésére.

Előnyök:

• Jelentősen lerövidül a szerződések keresésére fordított idő.
• A vezetői riportok segítségével a döntéshozók számára könnyen áttekinthetővé válnak a vállalat érvényben (vagy épp archívumban / előkészítés alatt) lévő szerződései.
• A lejáratokból fakadó kötbérigények érvényesítésével növelhető a költséghatékonyság, valamint csökkenthető a szerződéses határidők be nem tartásából fakadó késedelmi díjak, büntetések összege.
• A szabványosított folyamatoknak és egységes szerződéstárnak köszönhetően növekszik az átláthatóság.
• Megelőzhető, hogy az üzletileg kritikus információkat tartalmazó szerződések illetéktelen személyekhez kerüljenek.
• Nincs több elveszett, elkeveredett szerződés.
• Nincs több automatikusan meghosszabbodó, ki nem használt szerződés.
• Egy-egy terület, osztály, divizió átadás-átvétele egyszerűbbé válik.
• Csökkennek a szerződés-előkészítési, szerződéskötési és -megújítási idők.
• Jogászok által ellenőrzött mintaszerződések és klauzula sablonok használatával felgyorsítható a szerződés előkészítés folyamata.
• A szerződések, szállítólevelek, teljesítésigazolások, munkalapok teljes körű nyilvántartásával a bejövő számlák jóváhagyási folyamata automatizálható és egyszerűsíthető, a kimenő számlázást felgyorsítható.
• ERP rendszerrel való összekötés esetén az adatrögzítésre fordított idő csökkenthető, a duplikált adatrögzítések megszüntethetők.
• Könnyű integrálhatóság más vállalatirányítási, pénzügyi rendszerekkel.
• Rövid megtérülési idő, gyors bevezethetőség, gazdaságos működtethetőség, auditálhatóság.
• A felesleges másolatok kiküszöbölésével csökken a papírfelhasználás és a fénymásolási költség, teret kap a környezettudatos vállalati szemlélet.

Funkciók:

• Lejárati határidők automatikus figyelése, figyelmeztetés küldése.
• Automatikus email értesítést kapunk a szerződésben foglalt kötelezettségek időbeni behajtásáról (kötbérezés).
• Mintaszerződések, automatikus kitöltések és klauzula sablonok használata.
• Verziókezelés, amely segítségével egyértelműen követhető, hogy ki, mikor, mit módosított az adott szerződésen.
• Szerződésvéleményezés és -jóváhagyás a csoportmunka támogatására.
• Szerződések listázása, csoportosítása, statisztikák, riportok készítése.
• Partneradatok, illetve a szerződés leíró adatainak átadása vagy átvétele beszerzési, pénzügyi, vagy vállalatirányítási rendszerekből (pl. SAP, Navision, SCALA, Libra stb.).
• Gyors visszakereshetőség leíró adatok és szabadszöveges keresés alapján.
• Munkafolyamat-menedzsmenttel támogatott szerződés-jóváhagyás.
• Biztonságos, kifinomult adat- és jogosultságkezelés, akár mező, vagy file szinten is.
• Teljes körű naplózás, a szerződések használatának, módosításának követése, ellenőrzése.
• Szkennelt és elektronikus file-ok csatolása, kiterjesztés-, méret- és darabkorlát nélkül.
• Eredeti szerződés kölcsönzésének lehetősége, fizikai megőrzési hely nyilvántartása.
• Szerződések (pl.: vállalkozási, szolgáltatási, megbízási, kölcsön, szállítási, bérleti, adásvételi, munkaügyi, stb.) és kapcsolódó dokumentumok (szállítólevelek, teljesítésigazolások, számlák) kategóriánkénti és fajtánkénti nyilvántartása.
• Vezetői beszámolók készítése és exportálása.
• Szabadon átszerkeszthető súgó, minden egyes szerződéstárra testreszabottan.
• Vonalkód használat támogatása.
• Az aláírt szerződések és kapcsolódó dokumentumok digitalizált iratképeinek tárolása, és az iratképek összekapcsolása egyéb nyilvántartó rendszerekkel.

Évtizedes tapasztalat

A CNW Zrt. több mint 10 éves szakmai tapasztalattal rendelkezik elektronikus dokumentumkezelő alkalmazások fejlesztése és bevezetése terén. Az eltelt időben végzett, nagyjából 60 dokumentumkezeléses projekt eredményeképpen Budapesten és az ország minden megyéjében található NetRegister referencia. A rendszer felhasználóinak száma évről-évre növekszik, napjainkban már több tucat cég közel 6000 munkatársa használja a NetRegistert. Partnereink jelenleg éves szinten több, mint 10 millió dokumentumot tárolnak a NetRegisterben, hiszen az alkalmazás korlátlan számú dokumentum és munkafolyamat kezelését teszi lehetővé. A NetRegister egyedülálló paraméterezhetőségének köszönhetően cégmérettől és – típustól függetlenül bevezethető: a nagy-, közép-, és kisvállalatok, valamint a közszféra intézményeinek dokumentumkezelésére és ügyintézésére egyaránt megfelelő megoldást nyújt.
 

NetRegister moduljai:
Szerződéstár, Számlajóváhagyás, Beszerzéskezelés, Iktatás-Ügyintézés, Partnernyilvántartás, Postázás, Minőségügyi dokumentumtár