NetRegisterX a közfeladatokat ellátó szerveknél

A NetRegisterX a közfeladatokat ellátó szervezetek részére az iratkezelés teljes körű támogatása mellett az elektronikus ügyintézés, és a csoportmunka-feladatok támogatására is megoldást ad. A gyorsan bevezethető, testre szabható, rendkívül sokoldalú funkcionalitású alkalmazás 15 éves dokumentumkezelési tapasztalatot ötvöző, és számos államigazgatási referenciával rendelkező rendszer.

A NetRegisterX a közfeladatokat ellátó szervezetek részére nem csak a törvényi előírásoknak megfelelő, de az intézmény valós iratkezelési igényeit is kielégítő megoldást nyújt. A szoftver biztosítja az intézményekhez beérkező különböző formátumú iratok elektronikus nyilvántartásba vételét, megfelelő tárolását, visszakeresését, valamint elektronikus feldolgozását. A rendszer az iratok életciklusa során előforduló összes folyamatot kezeli, dokumentálja, és nyomon követhetővé teszi, a digitalizálás-érkeztetés-iktatás lépéseitől kezdve egészen az irattározásig és selejtezésig. Az iratkezelés teljes körű támogatása mellett a NetRegisterX az ügyintézés, feladat- és munkafolyamat-kezelés terén is segítséget nyújt az intézmények számára. A rendszer egyedülálló paraméterezhetőségének köszönhetően a szervezet méretétől és annak jellegétől függetlenül bevezethető, és az adott intézmény igényeinek megfelelően testre szabható.

Jogszabályi megfelelőség
A NetRegisterX teljes mértékben megfelel az iratkezelésre vonatkozó jogszabályi és biztonsági követelményeknek: kormányrendeleteknek, a levéltári törvénynek, valamint a KET-nek és az Európai Uniós elvárásoknak. A fejlesztések folyamatosan követik a jogszabályváltozásokat, ezért dokumentumkezelő megoldásunk mindig megfelel az érvényben lévő előírásoknak. A NetRegisterX a 24/2006. BM-IHM-NKÖM együttes rendeletben foglaltaknak megfelelő, kibővített tanúsítással rendelkező iratkezelő, ügykövető alkalmazás, amely megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott legmagasabb szintű követelményeknek és jogszabályoknak, képes a fokozott biztonságú és minősített elektronikus aláírás kezelésére, valamint lehetővé teszi az ügyfélkapun keresztüli elektronikus ügyintézést.

Az iratkezelés teljes körű támogatása
Az alkalmazásban az iratok teljes életciklusát végigkövethetjük az érkeztetés-iktatás, ügyintézés lépéseitől a kiadmányozáson át az irattározásig, selejtezésig.

Nyomon követhetők az iratokkal végzett műveletek, egyszerűen visszakereshetők az irattal együtt rögzített és rá vonatkozó metaadatok, könnyedén megállapítható hol tart az ügyintézés folyamata. Mindazon szervezetek részére hatékony segítség lehet, ahol a dokumentumok szabályozott kezelése, nyomon követése, nyilvántartása alapkövetelmény. Az alkalmazás legújabb verziója széleskörű funkcionalitásával folyamatosan megfelel mindazoknak az igényeknek, elvárásoknak, amelyeket a közigazgatási és a versenyszféra támaszt a korszerű dokumentummenedzsment rendszerekkel szemben.

Érkeztetés, iktatás
A NetRegisterX alkalmazásban az intézmény az érkeztetési, szignálási, iktatási folyamat kialakítása során - a rá vonatkozó jogszabályokkal összhangban - saját igényei szerint adhatja meg az érkeztetés/iktatás szabályait (pl.: kötelezően kitöltendő adatok, központi, osztott és vegyes iktatás, érkeztetés, több iktatókönyv használata, stb.), illetve az iktatószám formátumát. Az alkalmazás az elektronikus visszaigazolás folyamatát is támogatja, azaz már a dokumentum átvételének pillanatában – beállítás esetén – értesítő e-mailt küld a feladónak, melyben a dokumentum átvételének tényéről tájékoztatja.

A NetRegisterX felgyorsítja az érkeztetés, iktatás folyamatát, például a feladó, címzett adatainak rögzítése egyetlen gombnyomással megoldható, az iratok holléte könnyen nyomon követhető, így a kereséssel töltött idő is jelentősen csökkenthető. Az iratok gyors visszakereshetősége ugyan nincs jogszabályban lefektetve, de a dokumentumokkal dolgozó munkatársak szemében kiemelkedő fontossággal bír. Egy hagyományos iktatókönyvben akár órákig is eltart a kérdéses dokumentum előkeresése, a NetRegisterX-ben a keresett információ – a hozzá kapcsolódó előzményekkel együtt – másodpercek alatt rendelkezés áll.

Ügyintézés, postázás
A rendszer beépített feladatkezelő funkciói kiválóan támogatják az elektronikus ügyintézést. A megoldás egyaránt alkalmas egyszerű jóváhagyási folyamatok és komplex ügyintézési folyamatok kötött folyamatmodell szerinti végrehajtására. A NetRegisterX folyamatkezelő funkciói végigvezetik az ügyintézőket az adott ügyintézési folyamat lépésein, segítségével a feladatok végrehajtásának adminisztrálása és az egyes jóváhagyási fázisok folyamatosan nyomon követhetők, lekérdezhetők. A folyamatok a rendszernapló és ügyintézői napló által részletesen dokumentáltak.

Az elektronikus ügyintézés során a NetRegisterX a feladatokkal kapcsolatos mozzanatokról e-mailben értesítést, emlékeztetőt küld a megfelelő érintetteknek (ügyintéző, vezető, szignáló, stb.), figyeli a határidőket és az esetleges határidő-csúszásokat. Az egyes ügyintézők könnyen áttekinthetik a rájuk vonatkozó feladatokat, mivel a teendőt kapott munkatársak külön felületen tájékozódhatnak éppen aktuális, folyamatban lévő feladataikról, míg a vezetők felelősökre, ügyintézőkre bontva látják, hogy egy adott feladat hol tart a folyamatban. Az ügyintézők munkáját a rendszer olyan beépített lehetőségei könnyítik meg, mint például a körfaxok, kör-e-mailek küldése és dokumentumsablonok használata. A rendszer nemcsak az ügyintézés, hanem az esetleges véleményezések, illetve jóváhagyások, kiadmányozások lépéseit is támogatja és követhetővé teszi.

Irattározás, selejtezés, archiválás
A NetRegisterX támogatja a teljes irattározási folyamatot is: nyilvántartja a selejtezési, őrzési időt és az iratok fizikai helyét, továbbá segítséget nyújt a selejtezési listák, és levéltári jegyzékek elkészítéséhez.